Het nieuwe werken is de toekomst. Dat brengt veel voordelen met zich mee, maar ook nadelen. Het gebeurt steeds vaker dat thuiswerkers alleen naar kantoor komen als het echt nodig is, bijvoorbeeld voor een vergadering. In de korte tijd dat de werknemers dan aanwezig zijn is het wel belangrijk dat zij zo efficiënt mogelijk zijn, en daarom is de vergaderplek belangrijk.  Uit onderzoek is gebleken dat een ruimte invloed kan hebben op de persoon die hem gebruikt. De inrichting van die  ruimte speelt dus een grote rol!

 

Diverse sferen kunnen ondersteunen bij bepaalde soorten vergadering. Bijvoorbeeld ondersteunt een huiselijke sfeer vergaderdoelen als evalueren en teambuilding, en een creatieve sfeer  ondersteunt informatie delen en divergeren. Maar hoe moet een werkoverlegplek precies vormgegeven worden om de ruimte het vergaderdoel optimaal te ondersteunen? Er zijn 4 vergaderdoelen:

 

Informeren

Deze bijeenkomst ontstaat als er informatie gedeeld moet worden tussen personen. Dit kan zijn in de vorm van een presentatie of een rondvraag, Ook een gewone vergadering waarin iedereen elkaar informeert over de gang van zaken hoort ook tot deze categorie. Een strakke sfeer ondersteunt informeren het best. Deze sfeer wordt bereikt door contrasterende kleuren te gebruiken zoals wit, zwart en grijs. In deze ruimte worden feiten besproken en daarom moet het niet te knus zijn. Rechtlijnige elementen passen hier het beste bij, vierkante zitplaatsen, felle lampen en strakke meubels.

 

Divergeren

Bij het divergeren is het de bedoeling om informatie uit te breiden, van weinig veel maken. Bijvoorbeeld bij een groeps-brainstorm, hierbij is het de bedoeling dat er meer ideeën naar boven komen. Het uitwerken van een operationeel plan valt ook onder deze categorie. Hierbij moet de hersenactiviteit hoog zijn en daarvoor is rust nodig in het hoofd, zodat de concentratie zijn piek bereikt. Deze ruimte heeft behoefte aan een natuurlijke sfeer. Daarom is het goed dat de ruimte lijkt op een buitenplek met een natuuruitzicht, bijvoorbeeld een bos door het gebruik van veel groen of een zee door het gebruik van veel afbeeldingen van water. Dat nodigt mensen uit om vrij te denken.

 

Convergeren

Bij dit proces wordt van veel informatie, weinig informatie gemaakt. Informatie van meerdere bronnen samenvatten en de belangrijkste punten noteren is hier een voorbeeld van. Iedereen kan zijn ideeën delen en dan kan er gezamenlijk een besluit gemaakt worden. Hier wordt verwacht dat de onnodige informatie wordt verwijderd. De werknemers moeten in een geordende ruimte zitten en niet afgeleid worden. Het is belangrijk dat alleen overbodige informatie verloren gaat en alleen het bruikbare en belangrijke blijft. Ook deze ruimte moet uit contrasterende kleuren bestaan zoals wit, zwart en grijs.

 

Evalueren

Het doel van evalueren is het gezamenlijk beoordelen van een strategie, product of een visie,  en tot een overeenstemming komen. Hier worden harde afspraken gemaakt en de inrichting moet dus erg formeel zijn. Veel rechte lijnen en geen felle kleuren.

 

Conclusie

De belangrijkste conclusie is dat het aan te bevelen is verschillende ruimtes te hebben voor verschillende vergaderdoelen. Elk doel wordt dan namelijk beter ondersteunt. De werknemers zullen beter presteren en bij het divergeren bijvoorbeeld met meer ideeën komen. Mocht het zo zijn dat je niet de ruimte hebt voor verschillende vergaderzalen, dan zit je nooit fout met een grijs en witte tinten.